Suatu hari, kamu merupakan seorang pegawai toko elektronik, lalu seorang pelanggan mengembalikan barang dan meminta refund. Kira-kira apa yang akan kamu lakukan? Nah, untuk bisa menemukan jawabannya, kamu memerlukan sebuah standar prosedur untuk menangani masalah tersebut. Tanpa standar tersebut, kamu bisa terjebak di dalam kebingungan, apakah harus segera mengiyakan komplain tersebut atau menganalisa dulu masalahnya?

Contoh di atas merupakan sepotong analogi saja dari peran SOP dan Policy di dalam sebuah aktivitas kerja. Begitupun di ruang lingkup perusahaan. Setiap aktivitas kerja yang berlangsung di dalamnya juga pasti memiliki flow masing-masing di setiap divisinya. Apalagi jika aktivitas kerja yang terjadi tidak hanya internal perusahaan saja, tetapi juga ada yang ke pihak eksternal. 

Di artikel sebelumnya, saya sudah membahas tentang perbedaan SOP dan Policy. Kali ini saya ingin berbagi tentang  pentingnya SOP dan Policy. Ini, nih, 4 alasan yang kamu harus tahu:

• Menjamin Kepastian Hukum dan Melindungi Perusahaan dari Potensi Tuntutan Hukum

Mungkin, kita semua aware dengan kejadian pembobolan data di sebuah e-commerce besar Indonesia beberapa waktu lalu. Kejadian itu bikin mereka kehilangan banyak hal, enggak hanya sisi finansialnya, juga pelanggan-pelanggan yang biasa bertransaksi di sana. Bahkan, beberapa di antaranya mungkin ada yang mengajukan tuntutan kepada perusahaan karena merasa data mereka tidak aman dan disalahgunakan oleh pihak-pihak tidak seharusnya.

Nah, di situasi seperti itu, SOP dan Policy memiliki peran untuk melindungi perusahaan dari potensi tuntutan hukum tersebut. Setidaknya, dengan adanya kebijakan dan prosedur terkait bisa menunjukkan pada pengguna kalau perusahaan sudah berusaha semaksimal mungkin untuk meminimalisir insiden ataupun kesalahan. Perusahaan memang nggak bisa menjamin data yang disimpan 100% nggak bakal tertembus oleh apa pun, tetapi dengan adanya kebijakan dan prosedur yang sesuai, perusahaan bisa menjamin kalau proteksi keamanan data dan informasi akan dilakukan semaksimal mungkin.

• Membantu dalam Pengambilan Keputusan

Dari artikel sebelumnya yang membahas perbedaan SOP dan Policy, disebutkan Policy atau kebijakan merupakan refleksi dari misi utama perusahaan. Ya, kita bisa bilang untuk mewujudkan misi tersebut, perlu adanya sebuah struktur peraturan yang sesuai sehingga nantinya setiap pengambilan keputusan, perusahaan punya guidance yang tepat. 

Kita juga nggak bisa mengambil keputusan seenaknya, kan? Coba bayangin, kalau kamu melakukan sesuatu tanpa ada landasan yang tepat, terus tiba-tiba hal itu malah berbalik merugikanmu? Keberadaan SOP dan Policy ialah sebagai salah satu landasan dalam pengambilan keputusan tersebut.

• Sebagai Guidelines dan Referensi untuk Perusahaan dalam Meminimalisir Error

Seperti yang dibahas di poin nomor 2, SOP dan Kebijakan memainkan peran sebagai guidance bagi perusahaan untuk menjalankan aktivitasnya. Ya, setidaknya guidance tersebut merupakan yang terbaik untuk situasi perusahaan saat ini. Oke, misalnya contohnya begini:

Kamu adalah seorang pekerja di sebuah percetakan. Kamu punya tugas untuk menjalankan mesin percetakan dan memastikan semuanya berjalan dengan baik. Nah, tiba-tiba karena mesinnya jarang di-maintenance, terjadi insiden di mana mesinnya jadi panas banget dan kertas-kertas yang sudah dimasukkan nggak mau keluar. Kira-kira apa yang bakal kamu lakuin?

Panggil teknisi? Atau manggil manajer dulu, baru teknisi? Atau mungkin kamu biarkan saja sampai mesinnya meledak?

Contoh ini bukan berarti beneran terjadi, ya. Tapi dari situasi di atas kita bisa melihat adanya prosedur yang sesuai bisa menolong kita untuk mengatasi permasalahan yang terjadi secara sistematis. Pada akhirnya, kamu bisa mengambil keputusan yang tepat dalam menangani eror sehingga nggak perlu menjadi sebuah insiden yang lebih besar. 

• Membantu Perusahaan Menyediakan Informasi yang Sesuai untuk Implementasi dalam Aktivitasnya

Dari artikel sebelumnya juga, kita bisa melihat kalau definisi SOP itu adalah sekumpulan mekanisme proses yang menjabarkan hal-hal tentang cara melakukan sebuah aktivitas kerja. SOP tersebut mengandung informasi-informasi yang dibutuhkan perusahaan sehingga divisi atau departemen terkait juga bisa mengaplikasikannya dengan tujuan bisa mengembangkan bisnisnya. Misalnya, tentang prosedur berkomunikasi dengan partner, tentang prosedur menganalisa risiko perusahaan, dan lainnya. Artinya, SOP mengakomodasi setiap informasi penting yang dibutuhkan setiap divisi untuk diimplementasikan dalam aktivitas kerjanya secara detail dan jelas. 

Itu alasannya, mengapa adanya SOP mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk beraktivitas.

Baiklah, Alterrans. Tadi itu 4 alasan kenapa SOP dan Policy itu jadi penting banget. Harapannya, dengan adanya peraturan yang seragam dan jelas, Perusahaan dapat bergerak untuk mewujudkan visi dan misi yang sudah ditentukan. Adanya SOP dan Policy mampu melindungi kepentingan visi dan misi tersebut serta menjaga langkah perusahaan untuk tetap berada di trek yang benar. 

Semoga bermanfaat, ya!