Bentuk implementasi dari penerapan dari Good Corporate Governance (GCG) salah satunya adalah penyusunan SOP dan Policy. Penerapan GCG ini sudah sedikit saya bahas di artikel sebelumnya tentang 4 hal yang menjadi alasan pentingnya penyusunan governance documents. Nah, sekarang, di artikel ini saya ingin berbagi kepada Alterrans tentang bagaimana cara penyusunannya.

Memang, menyusun governance documents terlihat membingungkan dan ribet, tetapi sebenarnya nggak sesulit itu. Penyusunan dokumen ini, di sisi lain, sebenarnya terlihat mudah kalau kamu tahu harus memulai dari mana. Nah, berikut ini 5 langkah yang kamu mesti lakukan untuk memulainya:

• Tentukan level dokumen governance documents yang kamu ingin susun

Proses ini menjadi penting karena sebelum memulai menyusun, kamu harus tahu jenis peraturannya terlebih dahulu. Di Alterra Group sendiri, ada 5 jenis dokumen yang termasuk governance documents: Charter,  Policy, SOP, Working Instructions, dan Form & Records.

Tapi, tenang. Saat ini, kamu hanya perlu memfokuskan diri pada SOP dan Policy dulu saja. Nah, di proses ini, kamu bisa berdiskusi dengan tim Document Controller untuk menentukan level dokumen yang kamu susun, guys. Kalau sudah yakin, yuk, kita lanjut ke poin nomor dua.

• Memulai analisa penyusunan governance documents

Di bagian ini, setelah tahu jenis peraturan yang ingin disusun, kamu bisa mulai menganalisa terkait penyusunannya. Setiap peraturan pasti butuh referensi ataupun informasi-informasi yang relevan untuk membentuk framework-nya. Misalnya, kamu ingin membuat SOP. Untuk bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan, kamu bisa menganalisa proses-proses yang terjadi berkaitan dengan peraturan yang ingin kamu susun.

Setelah selesai, kamu lanjut berdiskusi dengan stakeholder atau pihak-pihak terkait untuk menentukan poin-poin apa saja yang dapat dimasukkan ke dalam dokumen. Tujuannya adalah dokumen ini (SOP) nantinya akan menjadi sebuah standar yang harus dipatuhi oleh semua anggota tim atau divisi yang berkaitan. Kuncinya, prosedur itu harus bersifat applicable.

Kalau sudah, yuk, kita lanjut lagi ke poin berikutnya.

• Menulis konten governance documents

Kamu sudah berdiskusi dengan tim Document Controller terkait jenis governance documents yang ingin disusun, sudah melakukan analisa awal terkait penyusunan, dan sudah mengajak pihak terkait untuk berdiskusi supaya informasi yang dibutuhkan terkumpul. Nah, sekarang saatnya kamu menjahit semua informasi itu ke dalam dokumen governance documents. Dalam hal ini, tadi contoh yang diambil adalah SOP. Berikut langkah-langkahnya:

• Kamu siapkan draft dokumennya. Kalau bingung, jangan khawatir karena tim Document Controller sudah menyiapkan template yang kamu butuhkan beserta penjelasan. Kamu cukup pilih saja.
• Tuangkan informasi yang kamu kumpulkan ke dalam draft tadi. Kamu bisa isi sesuai dengan kolom-kolom yang disediakan. Mulai dari latar belakang sampai dengan uraian prosedur dan hingga lampiran.
• Bagian uraian prosedur menjadi penting karena di sanalah kamu menuliskan detail tahap-tahapan dari prosedur yang kamu susun. Selain dituliskan, tahap-tahapan ini juga diilustrasikan ke dalam gambar flowchart. Kalau semisal bingung bagaimana cara gambarnya, dari tim Document Controller telah menyediakan dokumen guidance yang bisa kamu akses pada tautan di kolom Lampiran. Atau kamu bisa menghubungi tim Document Controller untuk diskusi lebih lanjut.

Nah, proses di sini menjadi bagian penting dari keseluruhan proses penyusunan. So, kalau kamu sudah yakin dengan konten yang kamu jahit, kamu bisa lanjut ke langkah berikutnya.

• Final Review oleh tim Document Controller

Kalau kamu sudah sampai di titik ini, bisa dibilang langkahmu sudah tiga perempat menuju selesai. Langkah terakhir yang perlu kamu lakukan adalah mengirimkan email kepada tim Document Controller dengan lampiran dokumen yang kamu susun tersebut. Selanjutnya, tim Document Controller akan melakukan review.

Apa aja, sih, yang di-review?

• Tim Document Controller memastikan kamu mengisi kolom-kolom pada template dengan benar. Misalkan di kolom Latar Belakang kamu isi dengan tujuan, atau di kolom Ruang Lingkup kamu isi dengan langkah-langkah prosedural. Itu salah banget, haha. Karena itu, proses review ini dibutuhkan untuk memastikan kesesuaian template-nya.
• Sedangkan untuk uraian prosedur, tim Document Controller hanya memastikan tidak adanya hole atau lubang di dalam langkah-langkah yang disusun. Benar atau salah pada proses tersebut adalah dari divisi pemilik prosesnya. Proses ini bisa berupa diskusi atau bertukar komentar di dalam dokumennya. 

Nah, setelah semuanya all settled, selamat! Dokumen yang kamu susun sudah siap untuk diimplementasikan. Eh, tapi, tunggu dulu. Ada satu langkah terakhir yang harus kamu lakukan. Let’s move on to the last point below! 

• Melakukan Pengesahan Dokumen governance documents

Langkah terakhir yang kamu harus lakukan adalah mengesahkan dokumen governance documents-nya! Ada tiga hal yang bisa kamu tentukan: pertama, preparer atau yang menulis dokumen ini. Biasanya, sih, specialist atau officer. Selanjutnya, reviewer, dan biasanya adalah leader atau manajer, nih. Terakhir, approval, dan biasanya adalah head division atau CEO langsung. Kamu bisa langsung assign ke setiap pihak terkait untuk di-review terakhir kalinya. Kalau sudah oke, silakan minta mereka untuk menandatanganinya.

Setelah selesai, kamu tinggal kirim deh dokumen itu ke tim Document Controller untuk diarsipkan dan dikontrol, serta akan diproteksi kerahasiaan informasinya. Jangan khawatir, kamu tetap punya akses, kok, ke dalam dokumen tersebut sehingga kamu dapat mensosialisasikannya ke divisi kamu setelah selesai disahkan dokumennya.

So, itu saja yang bisa saya bagikan informasinya. Semoga bermanfaat, ya. Kalau punya pertanyaan-pertanyaan berkenaan dengan governance documents ini, silakan untuk menghubungi saya atau anggota Document Controller lainnya. Ciao!