Halo, Alterrans!

Perkenalkan, saya dari tim Document Controller. Di artikel ini, saya ingin membagikan sebuah informasi perihal kenapa, sih, Alterra sekarang mulai mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur dalam kegiatan kerja kita di kantor. 

Jadi, kebijakan dan prosedur merupakan salah satu bentuk implementasi dari Good Corporate Governance (GCG) dalam sebuah perusahaan. Mungkin di sini, ada yang mulai bertanya di pikirannya, nih: apa, sih, GCG itu?

Nah, Good Corporate Governance (GCG) kerap disebut juga sebagai Tata Kelola Perusahaan yang Baik. Definisinya itu sendiri adalah sekumpulan mekanisme, praktik, dan proses pengendalian perusahaan dengan melibatkan penyeimbangan kepentingan pemangku perusahaan, seperti pemegang saham, manajemen, konsumen, serta stakeholders lainnya. Salah satu bentuk implementasinya adalah pengelolaan governance documents atau dokumen-dokumen yang menunjukkan dari mekanisme dan proses pengendalian tersebut. Nah, governance documents ini kemudian diterjemahkan ke dalam SOP dan Policy, guys.

Saat ini kita Perusahaan tercinta kita sedang berkembang dan akan terus berinovasi dalam menghadapi industri 4.0, maka dari itu salah satu bentuk ikhtiar kita menghadapinya adalah dengan terus melakukan improvement. Lalu, seperti yang kita tahu, pergerakan Startup itu memang sangat agile dan punya mobilitas yang tinggi. Hal itu bikin penerapan company rules tadi terlihat kaku atau impossible. Adanya kebijakan atau prosedur yang mana menjadikan sebuah proses itu terlihat sistematis membuat rasanya cuma bikin mobilitas jadi terhambat. Masuk akal, sih. Tetapi, sebelum kita ambil kesimpulan, yuk, kita cari tahu apa, sih, SOP dan Policy itu.

SOP dan Policy

Guys, yuk, lihat sebentar gambar di bawah ini:

Dari gambar di atas, kita bisa lihat kalau Policy atau kebijakan merupakan sebuah set peraturan secara umum yang disusun untuk mewujudkan visi dan misi dari sebuah perusahaan. Biasanya memuat hal seperti apa sih yang boleh atau tidak boleh dilakukan, apa, sih aturan main secara umum yang berlaku di sebuah perusahaan. Kebijakan memiliki fleksibilitas di mana dia bisa menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi yang sedang dijalani oleh perusahaan. 

Sedangkan standard operating procedure atau biasa disebut SOP, itu merupakan sekumpulan proses-proses yang menjelaskan tentang bagaimana cara melakukan Policy atau kebijakan yang telah disusun oleh perusahaan. SOP menjelaskan proses-proses tersebut secara rinci, sistematis, mengikat, dan spesifik sehingga dapat dilakukan dengan seragam. Itu pula yang membuat SOP memiliki sifat memberi panduan bagi pembacanya; menjadi petunjuk untuk meminimalisir kesalahan yang terjadi. 

Proses penyusunan SOP dan Policy pada dasarnya terbagi ke dalam dua tanggung jawab: penyusunan dokumen dan review dokumen secara menyeluruh. Nah, peran terkait penyusunan SOP dan Policy itu berada di setiap divisi di Alterra Group, sedangkan untuk review menjadi tanggung jawab tim Document Controller. Peran ini dijelaskan dalam Kebijakan Pengelolaan Dokumentasi Governance Documents yang telah disahkan oleh Manajemen.

Kira-kira begitu, guys, penjelasan singkat mengenai perbedaan antara SOP dan Policy. Keberadaan keduanya bukanlah menjadi hambatan dari agilitas sebuah perusahaan, melainkan menjadi kompas agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai. 

Saya yakin kita semua sama-sama ingin membuat Alterra menjadi lebih besar dan lebih hebat lagi. Dan, artikel ini ialah salah satu cara saya untuk mewujudkan keinginan tersebut dengan berbagi pengetahuan perihal pentingnya SOP dan Policy bagi kita untuk bisa beraktivitas di jalur yang benar.

Itu aja informasi untuk artikel ini, semoga bermanfaat.