Hai, Alterrans, apa kabar?

Masih berbicara tentang informasi rahasia, cuma di artikel kali ini saya ingin berbagi tip bagaimana mengelola akses perihal salah satu bentuk informasi, yaitu dokumen. Biasanya banyak informasi-informasi yang kemudian diolah dan disimpan dalam bentuk dokumen agar mudah dalam mengaksesnya jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Nah, satu hal yang harus diperhatikan ketika kita menyimpan informasi, terutama bersifat rahasia, dalam bentuk dokumen adalah akses. 

Di artikel sebelumnya, saya sudah membahas jika akses merupakan salah satu “pintu masuk” yang paling penting dan rentan. Satu celah terbuka untuk mereka yang tidak berkepentingan dan selanjutnya, voila! Informasi bocor dan itu akan sangat mempengaruhi keberlangsungan bisnis Perusahaan. Kamu enggak ingin hal itu terjadi, kan?

Nah, hal pertama yang perlu kamu perhatikan adalah dokumen rahasiamu ini bentuknya fisik (hardcopy) atau digital (softcopy)? Masing-masing dari bentuk tersebut tentu memiliki manajemen akses yang berbeda. Kalau sudah bisa mendefinisikannya, yuk simak tip berikut ini:

 1. Dokumen Fisik (Hardcopy)

Jika kamu menyimpan dokumen rahasia dalam bentuk fisik, kamu harus memahami bahwa dokumen tersebut tidak boleh dibiarkan tergeletak begitu saja di atas meja atau di tempat umum lainnya. Itu adalah kesalahan paling besar. Pastikan, kamu memiliki sebuah ruang atau tempat yang aman untuk menyimpannya. 

Maksudnya aman bagaimana? Pastikan ruang atau tempat itu memiliki kunci di mana hanya bisa diakses bagi pemilik kunci saja. Bebas saja, entah mau di lemari, rak, drawer, ataupun lainnya, asalkan benda itu bisa dikunci.

Setelah itu, aturlah siapa saja yang berhak memegang kunci itu? Karena walaupun seseorang memiliki akses terhadap suatu dokumen, bukan berarti dia bisa mengambil dokumen tersebut seenaknya. Seseorang yang boleh untuk mengambil atau mengembalikan dokumen rahasia dari sebuah ruang atau tempat penyimpanan hanya pemilik dokumen saja. 

Kalau kamu ternyata adalah hanya pihak lain yang mendapat akses, maka kamu harus meminta izin kepada pemilik dokumen untuk meminjamkan dokumen tersebut kepadamu.

 2. Dokumen Digital (Softcopy)

Jika kamu menyimpannya dalam bentuk digital (softcopy), ini nih yang membutuhkan perhatian khusus. Kalau bentuk fisik, kamu bisa gembok ruangan dan gembok ruang penyimpanannya untuk mencegah akses orang-orang tidak berkepentingan. Di dunia daring, berkas berbentuk digital membutuhkan pertahanan yang berlapis. 

Terkait media penyimpanan dokumen rahasia, pastikan kamu menggunakan media yang memiliki keamanan informasi yang andal. Tahunya dari mana? Ya, kamu bisa lihat apakah media penyimpanan itu memiliki konfigurasi manajemen akses atau tidak. 

Di Alterra, saat ini kita menggunakan Google Drive di mana di dalamnya kamu bisa melakukan manajemen akses untuk setiap dokumen yang disimpan di dalamnya. Fyi saja, ada tiga jenis akses di dalam Google Drive: Viewer, Commenter, dan Editor. Terkait akses dokumen rahasia, untuk bisa memberikan akses sesuai dengan jenisnya, kamu harus bisa mendefinisikan user yang akan diundang ke dokumen tersebut. Apakah dia berhak untuk mengubah isi dokumen? Apakah dia hanya boleh memberi komentar? Atau bahkan cuman boleh baca saja?

Dari sana, kamu bisa kasih jenis akses yang tepat. Jika dia memang berkepentingan untuk mengubah isi dokumen rahasiamu, berikan akses Editor. Jika dia berkepentingan untuk memberikan insight tetapi tidak boleh mengubah, berikan akses Commenter atau Viewer. Tujuan pendefinisian akses ini jelas, supaya kalau terjadi sesuatu pada dokumen rahasiamu, kamu tahu siapa nih yang bertanggung jawab? Bayangin, semua orang punya akses Editor terhadap dokumen rahasiamu, dia bisa saja kan tiba-tiba mengubah isi dokumen rahasiamu, mengubah ownership-nya, lalu kabur? Bahaya, kan?

Akses adalah “Pintu Masuk” empuk bagi siapa pun yang memiliki niat jahat, so menjaga keamanan informasi merupakan satu hal yang bisa dilakukan untuk mencegahnya. 

Oke Alterrans, itu saja tip yang mau dibagi di artikel ini, semoga setelah membaca ini, kalian bisa lebih mengetahui lagi perihal bagaimana melakukan manajemen akses terhadap dokumen rahasia. Thanks!