Author: Audi Fristya

Selamat hari Kartini untuk semua perempuan di Alterra. Bagaimana kamu merayakan hari Kartini tahun ini? Mungkin ada yang sedang berjuang untuk menyelesaikan pekerjaan, atau mungkin sedang struggling bekerja di rumah karena harus membagi waktu untuk mengurus anak dan suami. Apapun itu, ingat perjuangan kamu tidak sia-sia!

Untuk merayakan hari Kartini tahun ini, tim KAMIS mewawancari Yeti Kurni Damayanti, selaku Operations Manager Alterra dan salah satu sosok leader perempuan yang berhasil memberikan impact bagi kesuksesan Alterra. Gimana wawancara lengkapnya? Yuk, silakan langsung disimak!

________________________________________________________________________________________________________

Q: Sebagai salah satu leader di tim OPS yang selalu berhubungan dengan Customer, apa sih kiat-kiat dari Mbak Yeti supaya kerja itu bisa selalu Customer Focus? 

A: Kiat-kiat ya, pertama yang harus dilakukan sih kita kenali dulu siapa customer-nya. Yang kedua kita cari tahu dulu keluhan yang dihadapi oleh customer, kita coba memberikan solusi kepada mereka. Yang terakhir, jangan ragu untuk minta feedback untuk perbaikan kita kedepannya.

________________________________________________________________________________________________________

Q: Pernah enggak sih Mbak menemukan permintaan customer yang sebenarnya sulit tapi mau enggak mau dijalanin? 

A: Ya itu sering terjadi ya, di OPS terutama. Ada saja permintaan yang aneh-aneh, cuma ya biasanya kita edukasi dulu kan. Sebenarnya apa sih yang biasa tim OPS lakukan? Kalau misalkan cara edukasi masih belum berhasil, mau tidak mau biasanya kita deal-deal-an dulu nih misalkan, “Ya udah coba dulu ya tiga bulan.” Kalau tiga bulan masih kesulitan, baru kita bantu. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Customer itu bisa internal dan eksternal, khususnya di Alterra. Gimana Mba Yeti menangani complain customer? Gimana cara mengembalikan kepercayaan customer yang mungkin sebelumnya kurang puas dengan hasil kerja kita? 

A: Pertama tuh biasanya kita terima dulu semua keluhannya. Jadi kalau dia memang marah atau ngomel ya kita terima, kita mendengarkan terlebih dahulu. Lama-lama nanti juga akan redam sendiri dengan kita berempati, lalu menggunakan komunikasi yang baik juga ke customer. Itu juga yang membuat customer lebih merasa safety ya ke kitanya. Kita juga harus bertanya dan memastikan lagi, sebenarnya akar masalahnya apa sih? Setelah customer ini benar-benar reda marahnya. Jika sudah tahu, dari situ kita bisa menentukan solusi apa yang tercepat untuk menangani masalahnya. 

Nah, gimana cara mengembalikan kepercayaan customer yang sebelumnya kurang puas? Biasanya kita kasih data yang transparan ke customer, kalau misalkan ada issue ya. Kita benar-benar berkomitmen untuk memberikan solusi yang terbaik untuk mereka, supaya kedepannya tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan kembali. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Tadi Mbak Yeti sempat bilang, menggunakan komunikasi yang baik kepada customer. Gimana sih cara berkomunikasi yang baik menurut Mbak? Kadang ketika mendengar complain, ada kalanya beberapa orang jadi ikut terbawa emosi. Gimana cara untuk tetap memiliki vibe yang positif?

A: Dulu saya juga kan memulai karier sebagai Customer Service, saya belajar bahwa ketika melayani pelanggan itu di depan harus ada kaca. Kenapa? Supaya  kita bisa berkaca dengan diri kita sendiri. Jadi misalkan kita emosi, atau kesal sama orang, kan raut muka kita pasti terlihat enggak enak, nada berbicara pun akan jadi berbeda. 

Kita harus bisa melayani customer dengan tersenyum, meskipun kita marah. Tapi nanti yang diterima customer akan juga berbeda, jadi lebih positif. Jadi cermin itu untuk kita wajib, supaya kita lihat sendiri muka dan intonasi kita seperti apa. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Mengingat ini hari Kartini, sebagai woman leader, banyak orang yang memandang sebelah mata kalau dipimpin oleh seorang wanita. apa pandangan mbak terhadap hal ini? 

A: Menurut aku hampir semua perusahaan pasti akan menyamaratakan antara pria dan wanita. Wanita itu juga kan memiliki peran sendiri ya, sebagai ibu juga. Misalkan seperti saya working mom, di mana saya harus bisa membagi waktu kapan saya menjadi ibu dan kapan saya bisa menjadi wanita karier seperti ini. 

Cara membuktikannya bahwa wanita itu bisa capable atau tidak dan supaya tidak dipandang sebelah mata di dunia pekerjaan, biasanya kita harus sering-sering belajar, baca buku, ikut seminar dan training. Ada kesadaran diri untuk terus mengasah kemampuan diri. Jangan lupa juga action dan attitude juga harus bagus. Pintar saja tidak cukup, jadi harus diimbangi dengan action dan attitude yang baik juga. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Tapi apakah Mbak pernah merasa down karena dipandang sebelah mata? Ketika mungkin ketemu lingkungan yang didominasi oleh pria? 

A: Kalau diibaratkan dengan bertarung, atau meeting lah sekali pun. Ya kita bisa punya senjata dengan menggunakan data, tanpa harus banyak omong. Data itu benar-benar penting sekali, tidak cuma pria yang bisa tapi kita juga harus bisa sebagai wanita. 

Makanya tadi saya tekankan, wanita itu jangan malas. Kita harus ada kesadaran diri untuk terus belajar supaya tidak ketinggalan. Dengan seperti itu, apalagi di era sekarang, orang tidak perlu banyak berbicara tinggal kasih data aja sama kasih senyum mungkin ya haha. Itu sudah bisa menjawab pertanyaan mereka. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Nah, menurut Mbak Yeti gimana sih cara menumbuhkan sisi Champion di diri kita sendiri? Sisi yang mau belajar terus, yang bisa menerima feedback negatif, mengevaluasi diri, dan tidak mudah menyerah?

A: Champion itu harusnya bisa jadi mindset, biar kita bisa menjadi lebih baik dari sebelumnya. Itu memang tidak mudah, kita harus benar-benar bisa spend waktu untuk mencari tahu apa yang kita rasa paling strong di diri kita. Kita juga harus konsisten terus belajar atau mencapai gol tersebut, dengan tidak mudah menyerah. Kita harus lihat sekeliling juga sih, teman atau rekan kerja mana yang bisa membantu dan mendorong kita supaya bisa jadi Champion. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Tapi beberapa orang ya tentu ada yang “malas” belajar, gimana cara Mba Yeti memotivasi tim yang Mba pimpin untuk terus belajar lagi?

A: Saya juga sebenarnya lagi mencoba belajar lagi nih dengan membaca buku 4DX (The 4 Disciplines of Execution). Dari itu kita benar-benar mengurutkan sasaran kita tuh apa sih? Supaya kita tahu kedepannya mau gimana. Kita juga mengurutkan untuk mencapai sasaran tersebut harus apa? Misalnya, ya bisa dimulai dengan baca buku. 

Dari situ kita akan buat Gsheet ya untuk melihat progres. Kalo misalkan kita terus isi setiap hari dan setiap minggu, lambat laun baca buku itu akan menjadi kebiasaan. Biasanya dalam tiga minggu kita mulai rutin membaca walaupun hanya selembar atau dua lembar itu akan menjadi habit yang bagus. Jadi tidak terpaksa lagi untuk membaca buku.

Yang penting itu memang mulai dulu. Tapi mulai dengan mempersiapkan dashboard untuk melihat progres yang sudah dilakukan. Kalau kita tidak punya dashboard untuk melihat ya percuma, karena tidak ada urgensi untuk melanjutkan baca bukunya. Jadi ya bisa entar lagi saja bacanya. 

Mungkin kalau zaman SD dulu ada jadwal pelajaran, jadi kita tahu kapan pelajaran ini atau itu. Kalau sekarang score board, sudah baca berapa lembar? Berapa banyak dan apa sih yang didapat di BAB 1 dan BAB 2? Seperti itu. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Dari Mba Yeti adakah kesan pesan untuk teman-teman Alterrans yang mungkin sudah merasa burnout bekerja di rumah?

A: Harus lebih banyak bersyukur ya menurut aku, apalagi di dalam kondisi sekarang. Banyak banget teman-teman kita di luar sana yang kena PHK, bahkan tidak dapat pesangon yang layak dan segala macam. Di sini kita masih bekerja dengan baik, digaji sesuai, tidak ada potongan dan lainnya. Jadi banyak-banyak bersyukur dan ikhlas, dan mari kita berkontribusi bersama lagi sih. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Terakhir, adakah pesan dari Mba Yeti untuk perempuan bekerja di luar sana agar tidak mudah menyerah meskipun dipandang sebelah mata? 

A: Jangan pernah merasa kecil hati. Kita sebagai wanita justru harus lebih kuat karena kita menopang dua peran sekaligus, sebagai ibu rumah tangga dan juga sebagai karyawan. Yang paling penting juga kita harus belajar apapun itu, tidak cuma baca buku, training, atau seminar. Mungkin kalau hobinya menonton gitu ya, kadang terselip juga beberapa pesan moral yang bisa kita implementasikan dalam pekerjaan sehari-hari. 

Dan please jangan lupa untuk menghargai diri sendiri. Lebih banyak bersyukur terhadap diri sendiri juga salah satu cara yang bisa membuat kita semakin kuat.

________________________________________________________________________________________________________

Nah itu dia, jadi intinya untuk para perempuan yuk jangan sampai kamu berhenti untuk belajar dan memperkaya diri dengan ilmu. Untuk melihat video cuplikan wawancaranya, yuk langsung silahkan langsung menuju video di bawah ini. Sampai bertemu di #RealStory selanjutnya ya!

Hello Alterrans,

Apa kabar semuanya? #RealStory kembali lagi dengan cerita menginspirasi dari seorang David Boy Tonara. Kali ini kita akan membicarakan soal perusahaan startup dengan lingkungan yang agile, dan bagaimana seorang David Boy Tonara menanggapi perubahan yang ada dengan tetap mempertahankan kekompakkan tim. Penasaran dengan cerita lengkapnya? Yuk, langsung simak wawancara lengkapnya!

________________________________________________________________________________________________________

Q : Apa sih value yang lebih Mas boy tekankan untuk dipegang oleh tim yang Mas pimpin? 

A: Ada beberapa value yang memang ketika kemarin di divisi Innovation aku tekankan, seperti, Be responsible, Focus on goals, dan yang ketiga itu Can it be faster? Yang terakhir memang pertanyaan, tapi maknanya sebenarnya adalah kamu harus challenge diri kamu sendiri. Can it be faster? Selain lebih cepat lagi, kita juga bisa memvalidasi benar enggak sih nih bisa lebih cepat lagi? Atau jangan-jangan sebenarnya memang tidak bisa. Nah hal-hal seperti ini, ketika di Innovation hal itu diminta. 

Sekarang mungkin aku lebih menekankan ke kondisi continuous improvement ya. Kondisi ini seperti perpaduan dari dua values Alterra, yaitu, Champion dan Customer Focus. Karena untuk jadi Champion kita harus jadi lebih baik dan menuju ke arah yang dibutuhkan customer. Jadi kalau sekarang sih lebih banyak ke arah value continuous improvement ya. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Untuk Mas Boy sendiri, apakah Mas tipe orang yang lebih berorientasi pada proses atau hasil?

A: Nah, ini yang menurutku kita tidak bisa memilih. Jadi ketika kita ditanya lebih berorientasi pada proses atau hasil, ya jawabannya menurutku kita harus berorientasi pada proses dan hasil. Karena jadi tidak masuk akal menurutku kalau kita fokus yang penting prosesnya dulu benar tapi hasilnya tidak berhasil dulu enggak apa-apa. Maka kita akan mengulangi proses benar tersebut, dan berharap hasilnya suatu saat akan lebih baik. Berapa kali prosesnya akan diulangi, jadi kita selalu ada batasnya. 

Jadi kita tidak bisa semata-mata fokusnya ke proses. Hasil salah sekali tidak apa-apa, tapi tentu tidak bisa berulang-ulang karena ya itu tadi ya salah satu value-nya be responsible, jadi setiap resources harus bisa dipertanggungjawabkan. 

Yang kedua, tentu kita juga tidak bisa hanya fokus ke hasil, karena sebuah hal yang berhasil tapi kita tidak tahu kenapa, itu sama salahnya dengan hal yang gagal tapi kita juga tidak tahu di mana letak kesalahannya. Karena alasan hal itu berhasil ataupun gagal, harus bisa dipertanggung jawabkan. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Bekerja di sebuah startup kan berada di lingkungan yang agile. Gimana sih seorang Mas Boy menghadapi perubahan yang ada? Mas Boy tipe orang yang lebih suka di comfort zone atau justru tertantang ketika menemukan perubahan?

A: Ini menariknya kerja di startup, karena kita harus memampatkan proses growth kita dalam waktu yang singkat. Jika biasanya di perusahaan konvensional bisa dirasakan dalam kurun waktu 5 tahun, di startup ya itu dipadatkan. Itu bukan cuma bicara soal hasilnya, tapi bicara juga soal stresnya, dan jam kerjanya juga mungkin. 

Hal-hal yang biasanya di perusahaan konvensional bisa dirasakan dalam 5 tahun, di startup kita bisa mendapatkan dalam waktu setahun. Tentunya hal seperti ini, tidak semua orang bisa menikmati. Tidak semua orang juga siap dengan hal seperti ini. Alterra ini adalah startup pertama yang saya jalani, dan alasan saya bergabung ke sini adalah karena memang saya fokus ke growth. Karena fokus saya ke hal tersebut, saya menikmati sekali dengan segala stres yang dialami, proses memampatkan jam kerja dan kesempatan. Karena di startup itu kesempatan berjalan dengan cepat. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Tapi Mas Boy memang tipe yang justru merasa tertantang ya dengan adanya perubahan?

A: Iya jadi memang saya justru ketika enggak ada kerjaan, cenderung merasa stres haha. Jadi beberapa kali kalau dilihat dari sejarah pengalaman kerja saya, ketika resign beberapa kali itu memang karena sudah merasa di comfort zone. Jadi oke, ini waktunya saya pindah pekerjaan karena saya sudah mulai merasa nyaman. Ini lucu sih, tapi menurut saya comfort zone itu tidak nyaman. Aneh ya? Haha. Jujur saya termasuk orang yang mencari adrenalin, mencari hal-hal yang memacu saya untuk berpikir lebih keras, bekerja lebih keras, dan mendapatkan ilmu yang lebih banyak.

________________________________________________________________________________________________________

Q: Kalau Mas Boy sudah merasa berada di momen, “Wah, gue udah menuju nyaman nih.’’ Apa yang Mas Boy lakukan?

A: Kalau keatasan, saya minta tanggung jawab dan tugas lebih. Itu yang biasa saya lakukan, saya propose hal yang baru. Tentunya lebih baik untuk perusahaan, dan menuju ke arah tujuan perusahaan. Dan tentu, sering kali saya tidak mendapatkan hal itu, akhirnya saya mengajukan resign. Pokoknya sebelum resign saya selalu minta tanggung jawab lebih, minta proyek baru, dan mengajukan beberapa hal perbaikan untuk perusahaan. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Dengan situasi yang cukup agile di startup ini, gimana sih Mas Boy mempertahankan kekompakkan tim yang Mas pimpin?

A: Oke ini menarik. Karena sejujurnya saya baru merasakan memimpin sebuah tim di startup ya di Alterra ini, dan kebetulan langsung berada di suasana yang agile. Satu yang saya pelajari adalah ketika kita sebagai leader, kita harus bisa membuka opportunity bahwa kita juga ada waktunya bisa salah, itu hal yang selalu saya sampaikan ke tim. Ya saya leader, tapi saya bisa salah. 

Kedua bahwa manajer itu ada as your tools. Ini hal yang saya pelajari di Alterra, dan saya implementasikan bahwa manajer itu ada untuk timnya agar bisa mencapai achievement yang diharapkan oleh perusahaan. Dan supaya tim jalan di rel yang tepat, kita perlu terus transparan terhadap gol. Jadi dari awal dijelaskan bahwa gol perusahaan seperti ini, divisi kita punya bagian untuk kontribusi di area ini, dari gol divisi kita baru berikan ke perorangan. “Untuk kamu, kita butuh kamu kontribusi di bagian ini, supaya divisi kita bisa mencapai ini.” Intinya transparansi sih. Transparansi dan fokus untuk mencapai gol yag sama, kalau sudah seperti itu harusnya akan tetap kompak. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Tapi kadang-kadang seorang leader itu tetap dianggap sebagai seorang “leader” oleh bawahannya. Intinya tetap ada gap, gimana Mas Boy membawa diri sebagai seorang leader yang approachable? 

A: Ini pertanyaan yang cukup susah ya, karena kalau saya menilai diri saya sendiri, malah kelakuan saya sendiri seperti bukan seorang leader hahaha, jadi saya ya bagaimana saya. Pada dasarnya saya ke tim, bagaimana tim melihat saya, saya enggak pernah jaim. Saya selalu berusaha menjelaskan alasan di balik keputusan yang saya ambil. Itu part yang leader bisa lakukan, apakah tim bisa menerima itu dan dianggap sebagai manajer yang approachable? 

Pada dasarnya ketika kita membicarakan relationship itukan hubungan dua arah, antara dua orang ya. Ketika seorang manajer sudah membuka diri, dengan mengatakan ya manajer juga bisa salah lho. Tujuan manajer itu untuk bantu kalian jadi pribadi yang lebih baik dan bisa achieve apa yang diharapkan oleh perusahaan, dan ini lho alasan-alasan kenapa decision ini aku ambil sebagai leader. Menurutku, portion-nya sudah selesai nih, tinggal portion dari timnya bagaimana menerima leader-nya sebagai manusia biasa. 

Leader ada di posisinya memang bukan karena kebetulan, karena ada skill tertentu, kepercayaan tertentu yang diberikan, pastinya bukan hanya karena kebetulan. Tapi mereka adalah manusia juga yang memang punya skill lebih, katakanlah. Maka skill apa yang harus kamu pelajari dari dia? Mereka punya cara pandang yang lebih, oke cara pandang seperti yang tim harus pelajari dari leadernya? Mungkin hal-hal seperti itu ya. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Apa yang Mas Boy lakukan untuk memotivasi tim yang Mas Boy pimpin untuk terus belajar? Dan gimana Mas Boy memotivasi tim untuk mencapai target yang lebih tinggi lagi untuk berikutnya?

A: Pada dasarnya ini adalah masalah pemahaman ya. Jadi kita sebagai leader, punya kewajiban untuk menunjukkan kepada tim, opportunity apa yang bisa dicapai? Kalau tim kerja keras achievement-nya seperti apa sih? Memang kalau tim kerja keras, apa sih untungnya buat tim? Dan itu kembali lagi ke setiap individunya. 

Kalau saya sendiri sebagai leader, saya punya passion dan keinginan yang kuat untuk tim saya jadi the best version of themselves. Intinya sih seperti itu. Bagaimana mereka jadi pribadi yang lebih baik. Gimana mereka jadi individu yang lebih baik lagi melalui proyek dan tahapan yang mereka lakukan. Di sisi ini, sebagai leader kita kembalikan lagi ke mereka bawah tujuannya adalah untuk diri mereka sendiri. 

Dan kebetulan di startup kita memiliki kesempatan yang lebih besar untuk grow lebih cepat lagi. Tidak semua cocok bekerja di startup, tapi ketika kita punya kesempatan kerja di startup, please don’t take it for granted. Be grateful dengan cara, “Eh ini ada kesempatan grow segini besar nih, mari kita manfaatkan.” 

Nah, kembali ke manajer ya. Saya kalau jadi manajer, saya encourage teman-teman untuk mengerjakan sesuatu bukan sebagai kepentingan perusahaan, atau manajer. Tapi mengerjakan sesuatu untuk membuat setiap individu jadi the best version of themselves. Itu yang akan membuat mereka siap grow, siap gagal, siap mencoba lagi, dan siap mencoba lebih keras. 

________________________________________________________________________________________________________

Q: Terakhir, adakah pesan untuk semua Alterrans menghadapi tahun 2021 di mana kita masih di era pandemi dan kerja masih jarak jauh?

A: Yang utama, be grateful. Be grateful karena Alterra masih support kita sampai sebagaimana kita sekarang ini. Dan sampai hari ini pun terbukti Alterra masih hiring. Berarti Alterra masih in a good shape, itu yang pertama. Lalu ingatlah bahwa di setiap krisis akan selalu ada opportunity. Airbnb hidup waktu krisis, Uber mulai jalan ketika ada krisis. 

Pada dasarnya, ketika ada krisis disitulah ada opportunity. Tinggal tergantung kita memaknai krisis itu hanya sekedar krisis, atau kesempatan untuk mencari opportunity. Hopefully teman-teman Alterrans bisa mengambil keduanya, di tengah-tengah krisis yang ada ini kita percaya dan bekerja keras untuk opportunity yang tersedia. 

________________________________________________________________________________________________________

Nah, itu dia teman-teman cerita menginspirasi dari Mas Boy. Buat yang penasaran dengan cuplikan interviewnya bisa lihat di video di bawah ini ya. Tungguin terus cerita-cerita menginspirasi dari #Realstory ya teman-teman. Sampai bertemu di episode berikutnya!

Hi Alterrans,

Yes, kabar baik untuk kita semua! #RealStory ada episode barunya, lho. Kali ini ada yang spesial di tahun yang baru. Kenapa? Karena sekarang kamu bisa melihat cuplikan video saat tim KAMIS mewawancarai nara sumber di Youtube Channel Alterra. Nah di #RealStory episode pertama di tahun 2021 ini, ada Trimo Leksono, selaku Product Director yang akan membagikan kisahnya mengenai berbagai value yang ada di timnya. Selain itu Trimo juga punya beberapa pesan untuk Alterrans yang masih harus berjuang bekerja di kala pandemi seperti sekarang. Tidak usah berlama-lama, langsung aja yuk kita baca wawancara lengkapnya!

========================================================================================================

Q : Menurut mas Trimo, value apa sih yang paling menggambarkan tim yang mas pimpin saat ini?

A: Kalau ditanya value apa yang ada di tim Product, gue bisa bilang ada beberapa yang menonjol. Tapi mungkin yang paling terlihat adalah Customer Focus ya. Di setiap kegiatan di tim Product pasti kita berhubungan dengan customer kan. Bisa dibilang Customer Focus itu menjadi nama tengah dari tim Product. 

Berbicara soal customer, konteksnya bisa luas. Kalau di karyawan atau Alterrans sendiri, company itu bisa dianggap atau menjadi customer secara besar. Kalau dikecilin lagi, customer ya bisa stakeholder, software engineer, atau executive. Jadi menurut gue, kalau orang yang ingin join ke tim Product harus menjunjung tinggi value Customer Focus. 

========================================================================================================

Q : Pernah mengalami kesulitan untuk memenuhi permintaan customer enggak Mas? Gimana cara menyelaraskan dua pihak berbeda?

A: Oke, balik lagi ke konteks. Ada request, order, problem, untuk menyelaraskan semuanya itu harus liat konteks. Jadi gini, jadi orang Product itu harus berani bilang no terhadap request. Tapi no-nya itu tidak sembarang no ya, tetap harus ada reason dan why-nya lah. Biasanya akan kita jelaskan juga kenapa satu ide atau request itu tidak bisa dijalankan. Angle dan konteks harus tepat agar pihak lain bisa menerima dengan baik.

Nah, konteks yang tepat seperti apa? Namanya sebuah produk itu harus sesuai dengan kepentingan besar dari produk itu sendiri. Bukan masalah siapa yang request tapi lebih ke “oke relevan enggak ya buat Product goals yang sudah di setup di awal tahun?.” Apapun yang dibuat itu harus tetap sesuai dengan goals yang direncanakan. Jadi jika tidak sesuai ya harus berani bilang no. 

========================================================================================================

Q: Jangan jadi yes man ya? 

A: Benar! Kalau dia tidak berani untuk bilang enggak ya sudah tidak cocok dari pertama karena tidak relevan. Kita percaya semua orang itu intensinya baik, misal ada yang mengajukan “Oke gue pengen feature ini buat produk A,” Nah kita bisa memilah-milah dengan menjawab, “Kayaknya problem B ini harus diselesaikan dulu deh, karena ini akan mendekatkan kita ke product goal.” 

Jadi semua pertanyaan atau ide yang diajukan itu intensinya baik, mindset tim Product pun harus lihat kesana. Tapi ya balik lagi, tidak semua ide, dan tidak semua problem layak diselesaikan. Harus pilih-pilih dan dilihat dari prioritasnya juga. 

========================================================================================================

Q: Dalam menciptakan sesuatu pasti Mas Trimo dan tim Product kan sering menemukan momen try and failednya dari sebuah produk. Gimana Mas Trimo menanggapi kalau ide/inovasi yang dihadirkan mendapatkan respon yang kurang baik dan tidak sesuai harapan?

A: Kalau hasil tidak sesuai harapan ya harus lihat dulu. Harus diam dulu lah ibaratnya. Coba dilihat lagi, apa yang terjadi? Apa yang bisa dikatakan salah? Dari situ akan dapat banyak hal yang bisa diperbaiki untuk kedepannya. 

Inti dari Product Management dalam konteks Digital Product, kalau gagal di bulan ini ya bisa diperbaiki di bulan berikutnya. Sebenarnya yang lebih celaka atau bahaya itu dari tim Product yang gimana? Kalau dia tidak bisa ambil pelajaran dari apapun itu, baik dari kegagalan atau keberhasilan, ya itu yang lebih bahaya. Kalau misalkan dia tidak tahu, kenapa dia bisa gagal atau berhasil itu yang lebih celaka menurut gue, karena dia tidak tahu apa yang dia kerjakan. 

========================================================================================================

Q: Nah kalau lo menemukan itu di tim yang lo pimpin gimana? Tim Product sendiri kan membutuhkan teamwork ya, kalau kolaborasi berubah jadi toxic karena ada berbagai perbedaan atau satu orang melenceng, apa yang lo akan lakukan?

A: Kalau menurut gue, collaboration dan toxic adalah hal yang bertentangan. Jadi collaboration tapi toxic, toxic tapi collaboration. Itu harusnya kata yang harus berdiri sendiri. Kalau misalkan collaboration ya masing-masing pihak tahu ini konteksnya collaboration. Kalau contohnya ada satu atau dua orang yang berpotensi toxic, yang akan gue lakukan pertama kali adalah mengajak ngobrol orang tersebut, gaya komunikasi yang biasa gue gunakan adalah komunikasi persuasif. 

Jadi coba ngobrol secara persuasif, gue akan mendengarkan versi dari orang tersebut tuh gimana. Bisa jadi tindakan yang dia lakukan atau apapun yang dia lakukan di kerjaan ada alasan kenapa dia melakukan itu, ada trigger-nya. Dari sana akan tahu apa root cause dari permasalahan seseorang.  Kalau misalkan sudah tahu root cause-nya, itu jadi hal pertama yang harus dilakukan dan diselesaikan terlebih dahulu. Setelah itu diselesaikan, biasanya output-nya akan berangsur membaik dan ini akan berpengaruh positif terhadap tim.  

Yang sering terjadi, seseorang menjadi toxic karena communication gap. Apa yang ingin disampaikan, apa yang disampaikan, apa yang ditangkap dan apa yang dilaksanakan seringkali terjadi gap. Misalkan yang diomongin A, yang dimengerti B, yang didiskusikan C, yang dilakukan D. Kalau seperti itu kan pasti sudah tidak nyambung. Mulai dari situ harus selaras dulu, jadi masing-masing individu di tim Product, dituntut harus bisa tahu konteks, harus bisa menyamakan frekuensi, baru setelah itu kita akan berbicara soal pekerjaan. 

========================================================================================================

Q: Jadi, apa yang Mas Trimo lakukan untuk meningkatkan kolaborasi di tim yang Mas pimpin? 

A: Oke, meningkatkan kolaborasi itu caranya kan bermacam-macam ya. Yang pertama tentu harus tahu nih, setiap orang biasanya ada alasan kenapa dia kerja atau join di suatu perusahaan. Jadi sebagai leader, gue harus tahu why-nya tim member itu apa. Selain itu, gue harus tau goal dari tim ini dan coba mengaitkan hal itu ke why dari tim member. Kurang lebih tanggung jawab sebagai leader itu harus bisa creating good story gitu. 

Jadi dari mengaitkan company goals dengan why dari tim member, setelah itu akan lebih mudah untuk mencapai target as a team. Karena masing-masing tim member akan mengerti, “Oke, gue harus menyelesaikan ini, tanggung jawab gue di sini, gue bisa kontribusi seberapa besar.” Selain itu, tim member juga jadi tahu, kalau berhasil akan seperti apa bentuknya, dan kalau gagal pun akan seperti apa bentuknya, dari sini akan lebih mudah kasih direction ke tim member kedepannya.

========================================================================================================

Q: Dari Mas Trimo sendiri, adakah tips untuk Alterrans agar tetap Champion dan tidak patah semangat kalau menemui kendala di dalam pekerjaan?

A: Mungkin ini sebagai pengingat buat gue juga ya, haha. Yang pertama adalah mempunyai positive mindset. Menurut gue itu hal yang paling penting, jadi segala sesuatu itu gue percaya banget bermula dari believe itu. 

Kurang lebih seperti kehidupan gitu lah ya. Kita mau bahagia, sedih, mau senang itu balik lagi dari kita. Begitu juga dengan konteks pekerjaan, misalkan kontribusi kita mau sebesar apa itu juga mulai dari kita sendiri, terus harus dapat strong why-nya nih kenapa kita melakukan itu? Mungkin harus diingat, apapun posisi kita sekarang, mungkin itu doa kita satu atau dua tahun yang lalu. Jadi harus banyak bersyukur apalagi sekarang masih masa pandemi gini ya. Kita masih punya pekerjaan, masih kerja di company yang growthnya masih bagus, kita harus bersyukur, dan terus berkontribusi. 

Jadi harus melihat dari sudut pandang yang positif, bahwa hidup selalu ada pilihan. Sebagai orang Product, gue terlatih untuk melihat permasalahan dari pros and cons-nya, dari sana gue belajar bahwa gue punya pilihan, “Oh oke keadaannya seperti ini, gue punya pilihan ambil positif atau yang negatifnya.” Sebagai individu harus sadar lah ya, kalau gue ambil tindakan ini karena apa dan konsekuensinya apa. 

========================================================================================================

Q: Nah terakhir nih, apa yang ingin mas Trim sampaikan untuk semua Alterrans terkait bekerja di masa pandemi seperti sekarang?

A: Bekerja di masa pandemi, pertama kita harus bersyukur. Alterra sebagai company masih bisa grow itu menurut gue salah satu hal yang layak disyukuri. Kita juga harus berpikir, mungkin dengan posisi kita bekerja sebagai apapun dan dimanapun, kita masih diberikan kepercayaan sama yang di atas. Jadi kalau kiblatnya itu pemberi hidup, kita tidak ada alasan untuk menyia-nyiakan apa yang harus kita lakukan. 

Gue inget banget kata Jefrey “Kita jangan take it for granted dengan apapun yang kita miliki sekarang,” kita harus merasa bersyukur atas apa yang kita punya sekarang. Lakukan apapun yang di depan kita dengan baik, karena sekeliling kita seperti ruangan, kamar, dapur di rumah atau semesta secara luas akan memantulkan energi apapun yang kita release. Kalau intention kita memang positif dan niat kita baik, semesta akan mengerti, dan membalas apa yang kita release. 

========================================================================================================

Nah, itu dia rangkaian wawancara kita kali ini bersama Trimo Leksono. Gimana menurut, Alterrans? Buat yang penasaran dengan wawancaranya, silakan langsung lihat cuplikan videonya yuk di Youtube Channel Alterra di bawah ini! Sekalian komen di videonya ya, siapa lagi yang harus kita wawancara untuk masuk #RealStory? Ditunggu ya Alterrans!

Halo Alterrans,

Perkenalkan aku Letisia, Design Specialist dari tim Marketing. Kali ini aku mau memberikan beberapa tips nih. Adakah selama ini yang sering bingung mau mencari gambar untuk mempercantik presentasi dengan kualitas yang oke dan tanpa background? 

Nah, aku sudah merangkum beberapa referensi untuk kita bisa download aset ilustrasi, ikon, dan foto tersebut secara gratis. Bahkan beberapa aset bisa di custom kode warna heksanya sesuai dengan warna yang ada di brand guideline, dan ada juga yang sudah dalam 1 pack dengan style yang sama. Apa saja situs gambarnya? Simak di sini ya:

unDraw

Dalam situs ini, keunggulannya kamu bisa menyesuaikan warna, sesuai dengan kode heksa brand guideline project yang dibutuhkan di area pokok kanan situs. 

DrawKit

Aset ilustrasi di situs Drawkit ini memang belum sebanyak situs lainnya, tetapi pilihan ilustrasi dan ikonnya cukup menarik, dan masing-masing tersedia dalam 1 pack. Hanya perlu mengisi email dan ilustrasi akan dikirim ke email masing-masing.

Manypixels 

Sama seperti unDraw, masing-masing ilustrasi bisa disesuaikan heksa warnanya sesuai dengan kode brand guideline, proyek yang sedang dikerjakan. Di Manipixels ini, tersedia cukup banyak pilihan aset untuk setiap keyword yang ingin kita cari.

Icons8 

Situs ini menyediakan banyak kategori ilustrasi dan icon yang bisa kamu unduh. Walaupun untuk aset yang gratis hanya bisa diunduh dengan pilihan kualitas rendah, tetapi hasil gambar tetap cukup bagus untuk keperluan presentasi.

Storyset 

Situs yang satu ini mungkin sudah tidak asing bagi sebagian besar Alterrans, karena Storyset ini bisa dibilang banyak jadi pilihan utama untuk keperluan visual presentasi dalam internal Alterra. Pilihan gambar dan ilustrasinya bisa dibilang beragam dan penggunaannya terbilang mudah. 

Flaticon 

Flaticon adalah situs yang bisa kamu tuju jika kamu membutuhkan ikon untuk presentasi kamu. Pilihan ikonnya beragam, meskipun didominasi oleh ikon berbayar, tapi pasti kamu bisa menemukan ikon gratis yang sesuai dengan tema presentasimu. 

Unsplash

Membutuhkan foto untuk menghiasi presentasi yang kamu buat? Kamu bisa langsung menuju situs Unsplash. Kamu akan menemukan berbagai foto menarik dengan kualitas terbaik yang bisa kamu unduh secara gratis.

Nah itu dia beberapa situs yang bisa kamu gunakan mencari gambar atau ilustrasi untuk keperluan mempercantik slide presentasi kamu. Semoga bisa bermanfaat untuk kita semua ya. Sampai bertemu di artikel selanjutnya!

Halo Alterrans!

Saya ingin berbagi cerita sedikit bagaimana magang di Alterra. Sebelum magang di Alterra, saya hanya mengerti apa itu procurement in general. Setelah magang di Alterra sebagai procurement intern saya dapat mengerti lebih dalam tentang procurement. Saya juga diajarkan bagaimana melakukan vendor comparison, evaluasi vendor, melakukan audit vendor, dan membuat purchase requisition serta purchase order melalui sistem ERP. Selain itu, saya juga belajar bagaimana berkomunikasi dengan atasan maupun dengan rekan kerja. Pengalaman magang ini sangat bermanfaat bagi saya karena saya mendapatkan sebuah experience the real things.

Selama magang di Alterra, saya merasa bahwa Alterra sangat mendukung kami para intern. Saya merasa tidak ada perbedaan antara intern dan para pekerja full-time. Alterra sangat membantu saya mulai dari proses administrasi yang diberikan oleh pihak kampus maupun surat-surat yang dibutuhkan oleh pihak kampus. Sayangnya selama magang ini saya tidak dapat merasakan bekerja langsung dari kantor dikarenakan pandemi COVID. Meskipun bekerja dari rumah, tentunya alterra dan teman-teman procurement sangat mendukung! Alterra is truly the best place and the happiest place to work.

Terima kasih untuk Alterra telah memberi saya kesempatan untuk dapat magang di Alterra dan menjadi bagian dari Alterra. Suatu kebanggaan bagi saya telah dipercayakan untuk memegang suatu project. Harapan saya untuk Alterra kedepannya semoga semakin sukses dan tentunya tetap menjadi best place to work. Saya juga ingin berterima kasih untuk Kak Dyah, supervisor-ku yang selalu membimbing dan mendukung saya untuk dapat berkembang di tim procurement, dan tentunya saya ingin berterima kasih juga kepada teman-teman procurement telah menerimaku menjadi bagian dari kalian dan membantuku selama 6 bulan!

Bentuk implementasi dari penerapan dari Good Corporate Governance (GCG) salah satunya adalah penyusunan SOP dan Policy. Penerapan GCG ini sudah sedikit saya bahas di artikel sebelumnya tentang 4 hal yang menjadi alasan pentingnya penyusunan governance documents. Nah, sekarang, di artikel ini saya ingin berbagi kepada Alterrans tentang bagaimana cara penyusunannya.

Memang, menyusun governance documents terlihat membingungkan dan ribet, tetapi sebenarnya nggak sesulit itu. Penyusunan dokumen ini, di sisi lain, sebenarnya terlihat mudah kalau kamu tahu harus memulai dari mana. Nah, berikut ini 5 langkah yang kamu mesti lakukan untuk memulainya:

• Tentukan level dokumen governance documents yang kamu ingin susun

Proses ini menjadi penting karena sebelum memulai menyusun, kamu harus tahu jenis peraturannya terlebih dahulu. Di Alterra Group sendiri, ada 5 jenis dokumen yang termasuk governance documents: Charter,  Policy, SOP, Working Instructions, dan Form & Records.

Tapi, tenang. Saat ini, kamu hanya perlu memfokuskan diri pada SOP dan Policy dulu saja. Nah, di proses ini, kamu bisa berdiskusi dengan tim Document Controller untuk menentukan level dokumen yang kamu susun, guys. Kalau sudah yakin, yuk, kita lanjut ke poin nomor dua.

• Memulai analisa penyusunan governance documents

Di bagian ini, setelah tahu jenis peraturan yang ingin disusun, kamu bisa mulai menganalisa terkait penyusunannya. Setiap peraturan pasti butuh referensi ataupun informasi-informasi yang relevan untuk membentuk framework-nya. Misalnya, kamu ingin membuat SOP. Untuk bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan, kamu bisa menganalisa proses-proses yang terjadi berkaitan dengan peraturan yang ingin kamu susun.

Setelah selesai, kamu lanjut berdiskusi dengan stakeholder atau pihak-pihak terkait untuk menentukan poin-poin apa saja yang dapat dimasukkan ke dalam dokumen. Tujuannya adalah dokumen ini (SOP) nantinya akan menjadi sebuah standar yang harus dipatuhi oleh semua anggota tim atau divisi yang berkaitan. Kuncinya, prosedur itu harus bersifat applicable.

Kalau sudah, yuk, kita lanjut lagi ke poin berikutnya.

• Menulis konten governance documents

Kamu sudah berdiskusi dengan tim Document Controller terkait jenis governance documents yang ingin disusun, sudah melakukan analisa awal terkait penyusunan, dan sudah mengajak pihak terkait untuk berdiskusi supaya informasi yang dibutuhkan terkumpul. Nah, sekarang saatnya kamu menjahit semua informasi itu ke dalam dokumen governance documents. Dalam hal ini, tadi contoh yang diambil adalah SOP. Berikut langkah-langkahnya:

• Kamu siapkan draft dokumennya. Kalau bingung, jangan khawatir karena tim Document Controller sudah menyiapkan template yang kamu butuhkan beserta penjelasan. Kamu cukup pilih saja.
• Tuangkan informasi yang kamu kumpulkan ke dalam draft tadi. Kamu bisa isi sesuai dengan kolom-kolom yang disediakan. Mulai dari latar belakang sampai dengan uraian prosedur dan hingga lampiran.
• Bagian uraian prosedur menjadi penting karena di sanalah kamu menuliskan detail tahap-tahapan dari prosedur yang kamu susun. Selain dituliskan, tahap-tahapan ini juga diilustrasikan ke dalam gambar flowchart. Kalau semisal bingung bagaimana cara gambarnya, dari tim Document Controller telah menyediakan dokumen guidance yang bisa kamu akses pada tautan di kolom Lampiran. Atau kamu bisa menghubungi tim Document Controller untuk diskusi lebih lanjut.

Nah, proses di sini menjadi bagian penting dari keseluruhan proses penyusunan. So, kalau kamu sudah yakin dengan konten yang kamu jahit, kamu bisa lanjut ke langkah berikutnya.

• Final Review oleh tim Document Controller

Kalau kamu sudah sampai di titik ini, bisa dibilang langkahmu sudah tiga perempat menuju selesai. Langkah terakhir yang perlu kamu lakukan adalah mengirimkan email kepada tim Document Controller dengan lampiran dokumen yang kamu susun tersebut. Selanjutnya, tim Document Controller akan melakukan review.

Apa aja, sih, yang di-review?

• Tim Document Controller memastikan kamu mengisi kolom-kolom pada template dengan benar. Misalkan di kolom Latar Belakang kamu isi dengan tujuan, atau di kolom Ruang Lingkup kamu isi dengan langkah-langkah prosedural. Itu salah banget, haha. Karena itu, proses review ini dibutuhkan untuk memastikan kesesuaian template-nya.
• Sedangkan untuk uraian prosedur, tim Document Controller hanya memastikan tidak adanya hole atau lubang di dalam langkah-langkah yang disusun. Benar atau salah pada proses tersebut adalah dari divisi pemilik prosesnya. Proses ini bisa berupa diskusi atau bertukar komentar di dalam dokumennya. 

Nah, setelah semuanya all settled, selamat! Dokumen yang kamu susun sudah siap untuk diimplementasikan. Eh, tapi, tunggu dulu. Ada satu langkah terakhir yang harus kamu lakukan. Let’s move on to the last point below! 

• Melakukan Pengesahan Dokumen governance documents

Langkah terakhir yang kamu harus lakukan adalah mengesahkan dokumen governance documents-nya! Ada tiga hal yang bisa kamu tentukan: pertama, preparer atau yang menulis dokumen ini. Biasanya, sih, specialist atau officer. Selanjutnya, reviewer, dan biasanya adalah leader atau manajer, nih. Terakhir, approval, dan biasanya adalah head division atau CEO langsung. Kamu bisa langsung assign ke setiap pihak terkait untuk di-review terakhir kalinya. Kalau sudah oke, silakan minta mereka untuk menandatanganinya.

Setelah selesai, kamu tinggal kirim deh dokumen itu ke tim Document Controller untuk diarsipkan dan dikontrol, serta akan diproteksi kerahasiaan informasinya. Jangan khawatir, kamu tetap punya akses, kok, ke dalam dokumen tersebut sehingga kamu dapat mensosialisasikannya ke divisi kamu setelah selesai disahkan dokumennya.

So, itu saja yang bisa saya bagikan informasinya. Semoga bermanfaat, ya. Kalau punya pertanyaan-pertanyaan berkenaan dengan governance documents ini, silakan untuk menghubungi saya atau anggota Document Controller lainnya. Ciao!

Suatu hari, kamu merupakan seorang pegawai toko elektronik, lalu seorang pelanggan mengembalikan barang dan meminta refund. Kira-kira apa yang akan kamu lakukan? Nah, untuk bisa menemukan jawabannya, kamu memerlukan sebuah standar prosedur untuk menangani masalah tersebut. Tanpa standar tersebut, kamu bisa terjebak di dalam kebingungan, apakah harus segera mengiyakan komplain tersebut atau menganalisa dulu masalahnya?

Contoh di atas merupakan sepotong analogi saja dari peran SOP dan Policy di dalam sebuah aktivitas kerja. Begitupun di ruang lingkup perusahaan. Setiap aktivitas kerja yang berlangsung di dalamnya juga pasti memiliki flow masing-masing di setiap divisinya. Apalagi jika aktivitas kerja yang terjadi tidak hanya internal perusahaan saja, tetapi juga ada yang ke pihak eksternal. 

Di artikel sebelumnya, saya sudah membahas tentang perbedaan SOP dan Policy. Kali ini saya ingin berbagi tentang  pentingnya SOP dan Policy. Ini, nih, 4 alasan yang kamu harus tahu:

• Menjamin Kepastian Hukum dan Melindungi Perusahaan dari Potensi Tuntutan Hukum

Mungkin, kita semua aware dengan kejadian pembobolan data di sebuah e-commerce besar Indonesia beberapa waktu lalu. Kejadian itu bikin mereka kehilangan banyak hal, enggak hanya sisi finansialnya, juga pelanggan-pelanggan yang biasa bertransaksi di sana. Bahkan, beberapa di antaranya mungkin ada yang mengajukan tuntutan kepada perusahaan karena merasa data mereka tidak aman dan disalahgunakan oleh pihak-pihak tidak seharusnya.

Nah, di situasi seperti itu, SOP dan Policy memiliki peran untuk melindungi perusahaan dari potensi tuntutan hukum tersebut. Setidaknya, dengan adanya kebijakan dan prosedur terkait bisa menunjukkan pada pengguna kalau perusahaan sudah berusaha semaksimal mungkin untuk meminimalisir insiden ataupun kesalahan. Perusahaan memang nggak bisa menjamin data yang disimpan 100% nggak bakal tertembus oleh apa pun, tetapi dengan adanya kebijakan dan prosedur yang sesuai, perusahaan bisa menjamin kalau proteksi keamanan data dan informasi akan dilakukan semaksimal mungkin.

• Membantu dalam Pengambilan Keputusan

Dari artikel sebelumnya yang membahas perbedaan SOP dan Policy, disebutkan Policy atau kebijakan merupakan refleksi dari misi utama perusahaan. Ya, kita bisa bilang untuk mewujudkan misi tersebut, perlu adanya sebuah struktur peraturan yang sesuai sehingga nantinya setiap pengambilan keputusan, perusahaan punya guidance yang tepat. 

Kita juga nggak bisa mengambil keputusan seenaknya, kan? Coba bayangin, kalau kamu melakukan sesuatu tanpa ada landasan yang tepat, terus tiba-tiba hal itu malah berbalik merugikanmu? Keberadaan SOP dan Policy ialah sebagai salah satu landasan dalam pengambilan keputusan tersebut.

• Sebagai Guidelines dan Referensi untuk Perusahaan dalam Meminimalisir Error

Seperti yang dibahas di poin nomor 2, SOP dan Kebijakan memainkan peran sebagai guidance bagi perusahaan untuk menjalankan aktivitasnya. Ya, setidaknya guidance tersebut merupakan yang terbaik untuk situasi perusahaan saat ini. Oke, misalnya contohnya begini:

Kamu adalah seorang pekerja di sebuah percetakan. Kamu punya tugas untuk menjalankan mesin percetakan dan memastikan semuanya berjalan dengan baik. Nah, tiba-tiba karena mesinnya jarang di-maintenance, terjadi insiden di mana mesinnya jadi panas banget dan kertas-kertas yang sudah dimasukkan nggak mau keluar. Kira-kira apa yang bakal kamu lakuin?

Panggil teknisi? Atau manggil manajer dulu, baru teknisi? Atau mungkin kamu biarkan saja sampai mesinnya meledak?

Contoh ini bukan berarti beneran terjadi, ya. Tapi dari situasi di atas kita bisa melihat adanya prosedur yang sesuai bisa menolong kita untuk mengatasi permasalahan yang terjadi secara sistematis. Pada akhirnya, kamu bisa mengambil keputusan yang tepat dalam menangani eror sehingga nggak perlu menjadi sebuah insiden yang lebih besar. 

• Membantu Perusahaan Menyediakan Informasi yang Sesuai untuk Implementasi dalam Aktivitasnya

Dari artikel sebelumnya juga, kita bisa melihat kalau definisi SOP itu adalah sekumpulan mekanisme proses yang menjabarkan hal-hal tentang cara melakukan sebuah aktivitas kerja. SOP tersebut mengandung informasi-informasi yang dibutuhkan perusahaan sehingga divisi atau departemen terkait juga bisa mengaplikasikannya dengan tujuan bisa mengembangkan bisnisnya. Misalnya, tentang prosedur berkomunikasi dengan partner, tentang prosedur menganalisa risiko perusahaan, dan lainnya. Artinya, SOP mengakomodasi setiap informasi penting yang dibutuhkan setiap divisi untuk diimplementasikan dalam aktivitas kerjanya secara detail dan jelas. 

Itu alasannya, mengapa adanya SOP mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk beraktivitas.

Baiklah, Alterrans. Tadi itu 4 alasan kenapa SOP dan Policy itu jadi penting banget. Harapannya, dengan adanya peraturan yang seragam dan jelas, Perusahaan dapat bergerak untuk mewujudkan visi dan misi yang sudah ditentukan. Adanya SOP dan Policy mampu melindungi kepentingan visi dan misi tersebut serta menjaga langkah perusahaan untuk tetap berada di trek yang benar. 

Semoga bermanfaat, ya!

Halo, Alterrans!

Perkenalkan, saya dari tim Document Controller. Di artikel ini, saya ingin membagikan sebuah informasi perihal kenapa, sih, Alterra sekarang mulai mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur dalam kegiatan kerja kita di kantor. 

Jadi, kebijakan dan prosedur merupakan salah satu bentuk implementasi dari Good Corporate Governance (GCG) dalam sebuah perusahaan. Mungkin di sini, ada yang mulai bertanya di pikirannya, nih: apa, sih, GCG itu?

Nah, Good Corporate Governance (GCG) kerap disebut juga sebagai Tata Kelola Perusahaan yang Baik. Definisinya itu sendiri adalah sekumpulan mekanisme, praktik, dan proses pengendalian perusahaan dengan melibatkan penyeimbangan kepentingan pemangku perusahaan, seperti pemegang saham, manajemen, konsumen, serta stakeholders lainnya. Salah satu bentuk implementasinya adalah pengelolaan governance documents atau dokumen-dokumen yang menunjukkan dari mekanisme dan proses pengendalian tersebut. Nah, governance documents ini kemudian diterjemahkan ke dalam SOP dan Policy, guys.

Saat ini kita Perusahaan tercinta kita sedang berkembang dan akan terus berinovasi dalam menghadapi industri 4.0, maka dari itu salah satu bentuk ikhtiar kita menghadapinya adalah dengan terus melakukan improvement. Lalu, seperti yang kita tahu, pergerakan Startup itu memang sangat agile dan punya mobilitas yang tinggi. Hal itu bikin penerapan company rules tadi terlihat kaku atau impossible. Adanya kebijakan atau prosedur yang mana menjadikan sebuah proses itu terlihat sistematis membuat rasanya cuma bikin mobilitas jadi terhambat. Masuk akal, sih. Tetapi, sebelum kita ambil kesimpulan, yuk, kita cari tahu apa, sih, SOP dan Policy itu.

SOP dan Policy

Guys, yuk, lihat sebentar gambar di bawah ini:

Dari gambar di atas, kita bisa lihat kalau Policy atau kebijakan merupakan sebuah set peraturan secara umum yang disusun untuk mewujudkan visi dan misi dari sebuah perusahaan. Biasanya memuat hal seperti apa sih yang boleh atau tidak boleh dilakukan, apa, sih aturan main secara umum yang berlaku di sebuah perusahaan. Kebijakan memiliki fleksibilitas di mana dia bisa menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi yang sedang dijalani oleh perusahaan. 

Sedangkan standard operating procedure atau biasa disebut SOP, itu merupakan sekumpulan proses-proses yang menjelaskan tentang bagaimana cara melakukan Policy atau kebijakan yang telah disusun oleh perusahaan. SOP menjelaskan proses-proses tersebut secara rinci, sistematis, mengikat, dan spesifik sehingga dapat dilakukan dengan seragam. Itu pula yang membuat SOP memiliki sifat memberi panduan bagi pembacanya; menjadi petunjuk untuk meminimalisir kesalahan yang terjadi. 

Proses penyusunan SOP dan Policy pada dasarnya terbagi ke dalam dua tanggung jawab: penyusunan dokumen dan review dokumen secara menyeluruh. Nah, peran terkait penyusunan SOP dan Policy itu berada di setiap divisi di Alterra Group, sedangkan untuk review menjadi tanggung jawab tim Document Controller. Peran ini dijelaskan dalam Kebijakan Pengelolaan Dokumentasi Governance Documents yang telah disahkan oleh Manajemen.

Kira-kira begitu, guys, penjelasan singkat mengenai perbedaan antara SOP dan Policy. Keberadaan keduanya bukanlah menjadi hambatan dari agilitas sebuah perusahaan, melainkan menjadi kompas agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai. 

Saya yakin kita semua sama-sama ingin membuat Alterra menjadi lebih besar dan lebih hebat lagi. Dan, artikel ini ialah salah satu cara saya untuk mewujudkan keinginan tersebut dengan berbagi pengetahuan perihal pentingnya SOP dan Policy bagi kita untuk bisa beraktivitas di jalur yang benar.

Itu aja informasi untuk artikel ini, semoga bermanfaat.

Seperti yang sudah teman-teman tahu, Alterra sudah berkali-kali mengikuti training ISO 27001 dan beberapa perusahaan di bawah naungan Alterra sudah memiliki standar manajemen keamanan informasi sesuai dengan ISO 27001. Tapi sebelumnya, teman-teman tahu nggak sih apa itu ISO 27001? Apa saja keuntungan dari menerapkannya dan manfaatnya untuk perusahaan kita?

Yuk simak penjelasannya!

ISO 27001 merupakan suatu standar Internasional dalam menerapkan sistem manajemen keamanan informasi atau lebih dikenal dengan Information Security Management Systems (ISMS). Menerapkan standar ISO 27001 akan membantu organisasi atau perusahaan kamu dalam membangun dan memelihara sistem manajemen keamanan informasi (ISMS). ISMS itu sendiri merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dengan organisasi atau perusahaan yang digunakan untuk mengelola dan mengendalikan risiko keamanan informasi dan untuk melindungi serta menjaga kerahasiaan (confidentiality), integritas (integrity), dan ketersediaan (availability) informasi.

Nah, keuntungan dari menerapkan standar ISO 27001 ini adalah perusahaan kita dapat melindungi dan memelihara kerahasiaan, integritas dan ketersediaan informasi dan untuk mengelola serta mengendalikan risiko keamanan informasi pada perusahaan kita.

Beberapa manfaat dari standar ISO 27001 untuk perusahaan kita, yaitu:

1. Memberikan sebuah keyakinan dan jaminan kepada klien ataupun mitra dagang, bahwa perusahaan kita telah mempunyai sistem manajemen keamanan informasi yang baik sesuai standar internasional. Selain itu, ISO 27001 juga dapat digunakan untuk memasarkan perusahaan.
2. Memastikan bahwa perusahaan kita memiliki kontrol terkait keamanan informasi terhadap lingkungan proses bisnisnya yang mungkin menimbulkan risiko atau gangguan.
3. ISO 27001 meminta perusahaan kita untuk terus meningkatkan keamanan informasi perusahaan. Hal ini membantu kita untuk lebih menentukan jumlah keamanan yang tepat yang dibutuhkan untuk perusahaan. Sumber daya yang dihabiskan tidak terlalu sedikit, tidak terlalu banyak, tapi dalam jumlah yang tepat.

Jadi, itu kira-kira penjelasan singkat mengenai ISO 27001. Dengan adanya implementasi ini, perusahaan jadi mampu memiliki sebuah sistem pengelolaan informasi yang baik dan valid. Semoga tulisan ini bermanfaat, ya.

Terima kasih!

Di permulaan tahun 2020, kita sempat dihebohkan dengan sebuah berita besar, yaitu terbongkarnya masalah pembobolan data oleh hacker terhadap salah satu e-commerce besar Indonesia. Berita itu menyedot perhatian banyak orang, terutama mereka yang khawatir datanya telah berhasil diretas dan kelak bisa disalahgunakan. Walaupun dari pihak e-commerce sudah menyatakan akan mengusut masalah ini sampai tuntas dan memberi beberapa rekomendasi seperti update account, tetap saja kekhawatiran itu tidak hilang. Bahkan, sempat muncul gerakan untuk berbondong-bondong menghapus aplikasi e-commerce tersebut.

Satu hal yang bisa kita selami dari masalah tersebut ialah perihal pentingnya menjaga kerahasiaan informasi yang dimiliki. Setiap perusahaan pasti memiliki banyak informasi dalam menjalankan bisnisnya, mulai dari yang bisa dikonsumsi oleh banyak orang sampai yang benar-benar rahasia. Bentuknya bermacam-macam, tetapi biasanya dituangkan ke dalam dokumentasi.

Nah, dokumentasi inilah yang penting untuk dijaga agar kita bisa menghindari atau meminimalisir risiko dari terbukanya informasi sensitif ke publik. Kira-kira apa sih yang bisa kita lakukan?

Kamu bisa memulai langkah untuk menjaga kerahasiaan dokumen kamu dengan mengklasifikasikannya sesuai dengan kebutuhan dan kepentingannya. Apa saja klasifikasi dokumen itu? Yuk, mari simak.

1. Restricted

Merupakan dokumen yang memiliki informasi sangat  sensitif, dengan nilai tertinggi terhadap perusahaan dan hanya digunakan oleh individu. Contoh dari informasi berklasifikasi restricted misalnya adalah strategic plans, laporan keuangan sebelum rilis.

2. Confidential

Yaitu merupakan informasi sensitif yang ada dalam perusahaan, dan ditujukan untuk penggunaan bisnis hanya oleh kelompok tertentu karyawan atau divisi terkait. Contoh dari informasi berklasifikasi confidential misalnya adalah informasi pelanggan dan klien, informasi personalia.

3. Internal

Merupakan informasi sensitif di luar perusahaan. Umumnya tersedia untuk karyawan dan disetujui bukan karyawan. Contoh dari informasi berklasifikasi internal misalnya adalah organization chart, company telephone dictionary.

4. Publik

Merupakan informasi non-sensitif yang dapat diketahui pihak eksternal. Contoh dari informasi berklasifikasi publik ini misalnya adalah literatur iklan perusahaan, user guide yang dicantumkan di dalam sebuah aplikasi.

Nah, sekarang bagaimana, kira-kira sudah terbayang? Kalau sudah, sekarang kita lanjut, ya.

Klasifikasi di atas dapat dijadikan acuan untuk kamu nantinya bisa memberi treatment kepada masing-masing informasi. Tentunya ada batas yang harus dijaga. Cara mengklasifikasikan dokumen tersebut adalah kamu cukup beri label sesuai nama-nama di atas dan diberikan warna untuk membedakannya. Contohnya di SOP dan Policy, Alterra Group menggunakan klasifikasi dan warna sebagai berikut:

• Restricted -> hitam
• Confidential -> merah
• Internal -> kuning
• Publik -> hijau

Nantinya, kamu bisa menentukan tentang bagaimana mengklasifikasikan dan memberikan label untuk informasi rahasiamu. Tidak ada standar khusus soal warna, itu mengikuti kebijakan divisi kamu saja. Yang penting, kamu sudah bisa menentukan tingkat kerahasiaan informasi atau dokumen milikmu. Ini merupakan satu langkah kecil yang bisa kita lakukan untuk membantu perusahaan dalam menjaga kerahasiaan informasi yang dimiliki.  Satu langkah kecil yang bisa membawa perusahaan terus bertumbuh dan menjadi lebih baik lagi.

Sekian saja, terima kasih!